מה זה מנהל חשבונות?

מנהל חשבונות מסדר את ענייניו הכספיים של העסק

 

יש לך חברה גדולה? יש לך עסק קטן? דבר אחד משותף לשניהם - שניהם צריכים מנהל חשבונות עם הנהלת חשבונות (חיצונית או פנימית ובמקרים מסויימים גם חיצונית וגם פנימית) על מנת שיהיה סדר בענייניה הכספיים של החברה.

כל ארגון נזקק לשרותיו של מנהל חשבונות, ולמעשה החל מהשלבים הראשונים של תכנון העסק יש צורך להעזר בו להתייעץ איתו ולבנות איתו את התוכנית של העסק מבחינת כספים.

כל חנות קטנה, יצרן ,בעל מלאכה, חברה בע"מ, עמותה, עצמאים גדולים וקטנים אינם יכולים להתמודד עם ניהול עסקיהם ללא מנהל חשבונות. בעלי עסק בהיקפים קטנים אינם מעסיק מנהלי חשבונות במשרה מלאה אלא מוסרים את הניירת שלהם פעם בחודש לבעלי מקצוע (גם משרד רואה חשבון או משרד יועץ מס מעסיקים מנהל חשבונות על מנת שיטפל במסמכים שהעברתם אליהם באופן שוטף).

עסק יכול לעבוד עם הנהלת חשבונות פנימית (עובד שכיר של העסק) או עם הנהלת חשבונות חיצונית (משרד המתמחה בתחום הנהלת החשבונות) או לעבוד עם שתי האופציות במקביל דבר הנותן לבעל העסק \החברה בטחון גדול יותר לגבי מצב העסק ,לגבי גניבות ובעיות שמתגלות וכן מעקב חכם ומדוייק על העסק.

כל עסק חייב לנהל מערכת הנהלת חשבונות, אבל לא כולם זקוקים לחשבונאות ששייך לחברה. עסקים קטנים יכולים להעזר בחשבונאות חיצונית שתסדר עבורם את החומר החשבונאי, תפיק עבורם את הדו"חות וכן תכין את כל החומר לדו"חות החודשיים \השנתיים.

בעת הצורך להחליט איזה הנהלת חשבונות מתאימה לעסק שלך חשוב להתחשב בגודל העסק וכן בתקציב של העסק לטובת נושא זה.

כמובן שלעסק קטן הנהלת חשבונות חיצונית תהייה זולה יותר מהנהלת חשבונות פנימית שבה יש להעסיק עובד באופן קבוע.

החסרונות של הנהלת חשבונות חיצונית הינו שיש צורך להוציא את החומר החשבונאי מהעסק בעוד בהנהלת חשבונות פנימית כל החומר החשבונאי נמצא בעסק כמו כן בהנהלת חשבונות חיצונית על מנת לקבל נתונים על מצב העסק יש לפנות לגורם חיצוני דבר הלוקח בדרך כלל יותר זמן בעוד בהנהלת חשבונות פנימית אתה שולט במצב בכל רגע ורגע נתון.

נקודה נוספת היא כי במידה והחלטתם לעבוד עם הנהלת חשבונות פנימית עליכם לקחת בחשבון את עלויות התוכנות איתם מנהל החשבונות צריך לעבוד (תוכנת הנהלת חשבונות וכן תוכנת משכורות) שעלותן אלפי שקלים לשנה.

ישנן שתי שיטות של הנהלת חשבונות :

הנהלת חשבונות חד צידי – מתאימה לעסקים קטנים (עוסק מורשה עד סכום מוגבל ועוסק פטור) בשיטה זו בעצם רושמים את כל ההוצאות וההכנסות אך לא מול כרטיס של מישהו אלא באופן כללי ולכן בשיטה זו נוכל לדעת שאנו חייבים סכום מסויים לספקים אבל לא נוכל לדעת כמה אנו חייבים לכל ספק או שלקוחות חייבים לנו כסף אך לא נוכל לדעת כה חייב לנו כל לקוח אלא נצטרך לנהל רשימות חיצוניות לגבי נתונים אלא.

הנהלת חשבונות כפולה – מתאימה לעוסקים מורשים בעלי מחזור והיקפי פעילות גדולים ולחברות (חובה) שיטה זו נותנת בעצם תמונה מדוייקת וספציפית על מצב העסק כגון רשימת חייבים מפורטת, רשימת חובות מפורטת וכדומה. כמו כן בשיטה זו ישנה התאמה מול חשבון הבנק לבדיקה אלו פעולות בוצעו והשוואתם למסמכים החשבונאים הקיימים כך נוכל לגלות חשבוניות שלא שולמו ,תשלומים שלא קיבלנו עליהם חשבונית וכדומה.

בעסק בינוני ומעלה, כדאי (ולפעמים מחוייבים על ידי רשויות המס) לנהל הנהלת חשבונות כפולה על מנת לקבל תמונה עסקית מלאה של העסק \חברה.

גם במידה והחלטתם לקחת חשבונאות פנימית לעסק עדיין תצטרכו יועץ מס \רואה חשבון שייצגו את העסק מול רשויות המס וכן ינחו את מנהל החשבונות בדברים בהם הוא לא בקי ולכן מומלץ לתת למייצג (רואה חשבון \יועץ מס) איתו אתם עובדים לסנן עבורכם את המועמדים למשרה זו מכיוון שכך תוכלו לבחור מועמד מקצועי וכן שיוכל לעבוד בקשר ישיר וטוב עם המייצג שלכם.

כל הזכויות שמורות ל                               

רואה חשבון